購買業務の要点(6) 発注時の注意点

今まで候補会社選定に始まるソーシングプロセスについてお話させていただきました。ソーシングで取引先が決定すると今度はその会社に対する発注が始まります。

取引先に対する発注行為をパーチェシングと呼びます。ソーシングが購買部門で行われるのに対してパーチェシングは実際にそのものやサービスを使用する部門が行うことが一般的です。

たとえば製品を組み立てるための部品の発注先を決めるのは購買部門で、実際にその部品が必要な時に発注するのは工場ということになります。

パーチェシングプロセスで注意しなければならない点について考えてみましょう。

やはり注意が必要な点として確認すべきは「契約通りの発注」になっているのかどうか、ということではないでしょうか。

納品の何日前までに発注するのか、納品は一日何回なのか、一回当たりの発注量に制限はあるのか、年間の発注量は決まっているのか、等契約書をきっちりとチェックしておくことが必要です。

工場が発注の主体となる場合、サプライヤーとの契約について意識することなく実施してしまうことがあります。これは法令違反につながる可能性があり得るので注意が必要です。

購買部門は契約内容を発注部門に対してしっかいりと説明しなければなりません。
・過度の納品頻度を求められた
・契約外のサービス提供を求められた
・発注量が大幅に減少した
・不当なやり直しを命じられた

このような事例は下請法に違反することにつながりますので、発注部門に認識してもらえるように説明会を設けることが望ましいでしょう。

特に契約時の数量が大幅に減少するということはあり得る事例です。その場合には価格について再見積りをしてもらうようにする必要があります。

契約外のサービスとして部品納品時に棚入れを依頼するという事例があります。本来であれば工場の納入場に置けば納品完了のケースで倉庫内の棚まで入れさせてしまう事例です。

緊急オーダー、つまり契約上の納品リードタイムよりも短い納期で発注することもあります。その場合は原則として特別価格が適用されることになるでしょう。

契約ごとは発注者も常に気にかけるようにし、不安な点があったら購買部門に相談するようにすればよいかと思います。


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